Assistenz (m/w/d) der Kreiskämmerin

In dieser Position unterstützen Sie die Kreiskämmerin sowie den Fachbereich Z 2 insbesondere bei

• Allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungstätigkeit wie eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, inkl. Agendaerstellung und Protokollführung, Bearbeitung und strukturierte Nachverfolgung der Ein- und Ausgangspost sowie des E-Mail-Verkehrs
• Unterstützung im Haushalts-, Finanz- und Beteiligungsbereich (in enger Abstimmung mit der Kreiskämmerin), Zuarbeit bei der Erstellung von Vorlagen für politische Gremien und die Behördenleitung, Erstellung sowie Pflege von Übersichten, Statistiken und Auswertungen, Mitarbeit bei Recherchen und Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Mitwirkung im Bereich Immobilien und kreiseigene Schulen, Unterstützung bei der Koordination von Vorgängen rund um Liegenschaften und kreiseigene Schulgebäude
• Betreuung weiterer Organisationseinheiten und Gesellschaften, Mitwirkung in der Geschäftsstelle des Zweckverbandes Tierkörperbeseitigungsanstalt Kraftisried, insbesondere bei Korrespondenz, Terminorganisation, Ablage und der Zuarbeit zu Germienunterlagen, Unterstützung bei der Verwaltung der Servicegesellschaft Landkreis Ostallgäu GmbH (z. B. Pflege von Übersichten, Zuarbeit bei Vertrags- und Gremienangelegenheiten, Koordination der Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern)
• Kommunikation und Schnittstellenfunktion, freundliche und kompetente Ansprechperson für interne und externe Kontakte des Fachbereichs, Koordination und Weitergabe von Informationen zwischen Kreiskämmerin, Fachbereichen, Schulen, Beteiligungen, Zweckverband, Gesellschaften und externen Partnern
• Organisation und Dokumentenmanagement, sorgfältige Aktenführung und Archivierung, sowohl digital als auch in Papierform, Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Einhaltung interner Abläufe, Vorgaben und Richtlinien

• eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung ( z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/-mann für Büromanagement o.Ä.), alternativ eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung im Verwaltungsumfeld
• mehrjährige Berufserfahrung in einem Sekretariats-, Assistenz- oder Verwaltungsbereich, idealerweise in einer öffentlichen Verwaltung
• wünschenswert sind Grundkenntnisse im Haushalts-, Kassen- oder Finanzwesen sowie im Umgang mit Beteiligungen, Zweckverbänden oder Gesellschaften bzw. die Bereitschaft, sich in diese Themenfelder zügig einzuarbeiten
• Verständnis für Verwaltungsabläufe, Gremienarbeit und interne Entscheidungswege
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen (insbesondere Word, Excel, Outlook, ggf. PowerPoint)
• Bereitschaft, sich in verwaltungsspezifische Fachverfahren (z.B. Haushalts- oder DMS-Systeme) einzuarbeiten
• sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise bei der Erstellung und Pflege von Dokumenten, Tabellen und Übersichten
• ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit, auch bei parallelen Aufgabenstellungen
• hohe Serviceorientierung, Kommunikationsstärke und verbindliches Auftreten
• Fähigkeit zu selbständigem, proaktivem und verantwortungsbewusstem Arbeiten
• Teamfähigkeit, Belastbarkeit sowie die Bereitschaft, auch in arbeitsintensiven Phasen (z.B. Haushaltsaufstellungen oder Gremiensitzungen von Zweckverband und Gesellschaft) engagiert mitzuwirken

• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem engagierten Team und an einem modernen und ergonomischen Arbeitsplatz in angenehmer Atmosphäre mit hohen technischen Standards.
• Die Stelle ist unbefristet und wird bis zu Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) vergütet. Die Eingruppierung richtet sich nach den persönlichen Voraussetzungen.
• Alle im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld), Leistungsentgelt sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung.
• Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung sowie 30 Tage Urlaub im Jahr.
• Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung: Über unsere Kooperation mit EGYM Wellpass bieten wir Ihnen die Möglichkeit in über 10.000 Fitness- und Yoga-Studios, Schwimmbädern sowie Crossfit- und Boulderhallen deutschlandweit für 29 € im Monat zu trainieren. Zusätzlich bieten wir ein wöchentliches Massageangebot und Versorgung unserer Mitarbeitenden mit frischem Obst.
• Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche sowie fachliche Weiterbildung sowie eine systematische Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen.
• Profitieren Sie an der Teilnahme unserer Programme für Mitarbeiterangebote und Vergünstigungen in Kooperation mit namhaften Marken und Herstellern.
• Auf unserem hauseigenen Parkplatz bieten wir Ihnen eine kostenlose Parkmöglichkeit, sowie einen barrierefreien Zugang zu allen Ebenen im Haus.

Bewerbungsschluss ist der 04.01.2026.
Zur Sicherung der Gleichstellung sind Bewerbungen qualifizierter Frauen besonders willkommen. Schwer behinderte Bewerber/innen werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.

Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig, sofern durch Job-Sharing die ganztägige Wahrnehmung der Aufgaben gesichert ist.